I. Verantwortlicher und Ansprechpartner für die Datenverarbeitung
DS-Systems GmbH
Albert-Schweitzer-Straße 4
65239 Hochheim am Main
E-Mail:
impressum@ds-systems.eu
Telefon: +49 (0)6146 - 84 99 63
II. Der Datenschutzbeaufragte des Verantwortlichen ist
Karin Scholtka
Albert-Schweitzer-Straße 4
65239 Hochheim am Main
E-Mail:
impressum@ds-systems.eu
Telefon: +49 (0)6146 - 84 99 63
Personenbezogene Daten sind alle Daten und Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im folgende „betroffene Person“) beziehen. Relevante personenbezogene Daten sind Identitätsdaten (Name, Vornamen) und andere Kontaktdaten (Adresse, Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse), Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten) und auch Authentifikationsdaten (z.B. Unterschriften), mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Des Weiteren umfasst die Verarbeitung personenbezogener Daten die Verwendung, Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung der Verarbeitung, das Löschen oder die Vernichtung dieser Daten.
Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen einer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden oder potentiellen Kunden erhalten. Dies ist dann der Fall, wenn Kunden mit uns schriftlich, per E-Mail, per Telefon kommunizieren sowie unsere Dienstleistungen im Rahmen einer aktiven Geschäftsbeziehung nutzen. Ferner ist das der Fall beim Besuch unserer Website, wenn Sie sich für Online-Dienste anmelden oder mit uns in anderer Weise z.B. über ein Kontaktformular kommunizieren.
Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Zudem verarbeiten wir, soweit für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich, personenbezogene Daten, die DS-Systems von anderen Unternehmen oder von sonstigen Dritten (andere Dienstleiser der DS-Systems) zulässigerweise (z. B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von den Kunden erteilten Einwilligung) erhalten hat. Zum anderen verarbeitet DS-Systems personenbezogene Daten, die sie aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Grundbücher, Handels- und Vereinsregister, Bundesanzeiger, Presse, Medien, Internet) zulässigerweise gewonnen hat und verarbeiten durfte.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
Grundsätzlich verarbeiten wir personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Soweit Kunden der DS-Systems eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von Daten an Dienstleister oder Verwendung seiner Daten für bestimmte Werbezwecke) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutz- Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, der DS-Systems gegenüber erteilt worden sind. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Falls DS-Systems personenbezogene Daten des Kunden für andere als die vorstehend genannten Zwecke verwenden will, wird DS-Systems den Kunden entsprechend informieren und ggfs. dessen Zustimmung einholen.
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die Daten des Kunden, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Von der DS-Systems beauftragte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können Daten erhalten, wenn diese die schriftlichen datenschutzrechtlichen Weisungen der DS-Systems wahren.
Informationen über Kunden darf DS-Systems nur weitergeben, wenn gesetzliche oder aufsichts- rechtliche Bestimmungen dies gebieten, oder der Kunde eingewilligt hat oder von der DS-Systems beauftragte Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Einhaltung des Bankgeheimnisses sowie die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung/des Bundesdatenschutzgesetzes garantieren.
IV. Speicherdauer und Datenlöschung
Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten von Kunden, solange es für die Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Zu nennen sind Pflichten, die sich aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung, dem Wertpapierinstitutsgesetz/Kreditwesengesetz, dem Geldwäschegesetz und dem Wertpapierhandelsgesetz ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
V. Erhebung personenbezogener Daten bei Bereitstellung und Besuch unserer Website
Bei der ausschließlich informatorischen Nutzung der Website, also, wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben unsere Systeme automatisiert nur die personenbezogenen Daten, die vom Computersystem des aufrufenden Rechners übermittelt werden. Wenn Sie unsere Website betrachten möchten, erhebt und speichert unser System automatisch die folgenden Daten in sogenannten Server-Log-Dateien:
Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses, die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen und an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website sowie der Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme zu arbeiten. Eine Weitergabe oder anderweitige Verwendung der Daten findet nicht statt. Ferner werden diese Daten nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Wir behalten uns allerdings vor, die Server-Logfiles nachträglich zu überprüfen, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung hinweisen. Die Daten werden gelöscht, sobald Sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben T agen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP- Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
VI. SSL-Verschlüsselung
Die Kommunikationswege nutzen aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung personenbezogener Daten und sonstiger vertraulicher Inhalte eine SSL-bzw. TLS- Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden. Wir weisen allerdings darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz von Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
VII. Links zu Websites, Plug-ins und Anwendungen Dritter
Diese Website kann Links zu Websites, Plug-ins und Anwendungen Dritter enthalten. Das Anklicken dieser Links oder die Ermöglichung dieser Verbindungen kann Dritten die Möglichkeit geben, Daten über Sie zu erfassen oder weiterzugeben. Wir haben keine Kontrolle über diese Websites Dritter und sind nicht für deren Datenschutz-erklärungen verantwortlich. Wenn Sie unsere Website verlassen, empfehlen wir Ihnen, die Datenschutzrichtlinie jeder Website zu lesen, die Sie besuchen.
VIII. Datenschutzrechte der betroffenen Person
Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten umfassende Betroffenenrechte über die wir Sie nachstehend informieren:
Recht auf Auskunft
Sie können von uns eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten die Sie betreffen, von DS-Systems verarbeitet werden. Sollten wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie das Recht, von uns Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass wir Ihr Auskunftsersuchen und unsere Auskunft für Zwecke des Nachweises der ordnungsgemäßen Auskunft für einen Zeitraum von drei Jahren speichern.
Recht auf Berichtigung
Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen. (Art. 16 DSGVO).
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten von uns zu verlangen. Dieses Recht haben Sie insbesondere, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten, und zwar für die Dauer, die es DS-Systems ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen oder wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie statt der Löschung Ihrer personenbezogenen Daten die Einschränkung der Nutzung verlangen. (Art. 18 DSGVO).
Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten von uns zu verlangen. Dieses Recht haben Sie insbesondere, wenn personenbezogene Daten für den Zweck, für welchen sie erfasst wurden, nicht mehr erforderlich sind, Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, personenbezogene Daten aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung innerhalb der EU oder eines Mitgliedstaates, dem DS-Systems unterliegt, gelöscht werden müssen oder Sie Ihre Zustimmung widerrufen haben und eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung nicht besteht. (Art. 17 DSGVO).
Recht auf Unterrichtung
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden. (Art. 19 DSGVO).
Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch DS-Systems zu übermitteln. (Art. 20 DSGVO).
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit
gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 lit. f DS- GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Abs. 4 DS-GVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. (Art. 21 DSGVO).
Recht auf Widerspruch erteilter Einwilligungserklärung
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der verantwortlichen Aufsichtsbehörde einzulegen (Art.
77 DSGVO).
Unser Datenschutzbeauftragter beantwortet Ihnen gerne Fragen in Bezug auf unsere
Datenschutzhinweise. Wir verweisen diesbezüglich auf die Kontaktdaten.
IX. Anpassung der Datenschutzhinweise
Diese Datenschutzhinweise haben den Stand Juli 2024. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise von Zeit zu Zeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in den Datenschutzhinweisen umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Bitte prüfen Sie regelmäßig und insbesondere vor jeder Inanspruchnahme einer Dienstleistung, ob eine aktualisierte Version vorliegt. Für Ihren erneuten Besuch gelten dann die neuen Datenschutzhinweise.